Acompanhando os itens compartilhados do meu amigo Adam, vi o post do zenhabits.net sobre manuseio da caixa de e-mails, o adequadamente intitulado Email Sanity: How to Clear Your Inbox When You’re Drowning. O texto começa exaltado a paz espiritual que só pode ser alcançada com o vislumbre de uma Caixa de Entrada vazia, e foi escrito justamente por conta de um pedido de ajuda que dizia “socorro, estou afogando em e-mails”.
Parece paradoxal, mas tenho a impressão que são os usuários “experientes” que mais sofrem desse mal, essa síndrome que é uma versão contemporânea das pilhas de fitas cassete, estocadas no fundo de um armário mofado: gravadas, mas nunca assistidas. E é pior com os e-mails, claro. Com as fitas de vídeo, havia limitações físicas/financeiras/espaciais para estocar continuamente. A sacada magnífica do Gmail, em vencer a competição das caixas maiores com uma quota que simplesmente cresce indefinidamente, acabou por transformar um problema em outro: em vez da limitação de espaço para preservar e-mails, hoje é mais comum bater na limitação humana de tempo de processar esses e-mails.
Eu eu vários de meus amigos heavy users discutimos isso as vezes, trocando figurinhas de como cada um lida com isso. Na sequência pretendo falar um pouco do meu processo, mas antes alguns números reveladores.
Primeiro, que eu tenho duas caixas de e-mails principais hoje (Gmail). Existem outras tantas caixas de e-mail (quatro? cinco?) de provedores antigos, mas que por estarem redirecionadas para as duas caixas atuais, não entram nessa história. Para dar nome aos bois: uma caixa de e-mail é dita “pessoal” e outra é de “listas”. Nesse exato momento, a caixa pessoal tem 14 “conversações” lidas, e um total de 569 na lixeira. A caixa de listas contem 24 conversações no total (lidos e não lidos) e 962 na lixeira. Para ter uma ideia melhor de quantos e-mails eu recebo por dia (em vez do agrupamento do Gmail em “conversações”), eu usei o Gmail Backup para baixar os e-mails individuais, resultando em 8121 e-mails individuais na caixa pessoal e 4225 e-mails individuais na caixa de listas (uma surpresa, pois esperava que a caixa pessoal fosse menos movimentada que a caixa de listas, mas enfim).
Somando tudo, temos ai uma média de 12.000 e-mails por mês, um pouco mais de 400 e-mails por dia. Um volume bem incomum, admito, mas mesmo assim que ainda está na minha zona de conforto.
E eis a expressão chave: zona de conforto. O e-mail tem de ser uma praticidade do dia a dia, literalmente um conforto. Isso é particularmente verdadeiro se o seu trabalho não depender do e-mail. Para os tecnólogos e burocratas o buraco é mais embaixo, mas em teoria ainda é possível aplicar algumas técnicas para evitar o atulhamento. Mas aqui eu vou enfatizar mais a questão dos usuários comuns mesmo, por mais que usuários com 12.000 e-mails/mês não sejam tão comuns assim 
Depois da longa introdução, eis como eu lido como minhas comunicações eletrônicas:
A caixa da entrada é o meu ‘a fazer’
Ao abrir o e-mail, tudo o que está na caixa de entrada é pendência. Todos os itens não lidos são pendências óbvias, mas todos os itens lidos são, necessariamente, alguma coisa a resolver, a arquivar, a ver depois, que depende de estar em outro local, etc.
Uma caixa de e-mail atulhada é um desestimulo de fazer as coisas. Ter a vista somente o necessário é um dos melhores motivadores para se manter focado em continuar a fazer as coisas, não as deixando acumular.
Nenhum e-mail ficará intocado
Se os itens da Caixa de Entrada são pendências, os itens não lidos são pendências ‘novas’, ainda nem conhecidas. Ao abrir o e-mail, faço a triagem de todos os itens novos de cima para baixo, abrindo os e-mails até zerar o contador. Ter leitura dinâmica ajuda, mas não é a questão aqui ler todos os e-mails agora, e sim tomar uma primeira decisão.
E-mails curtos e pessoais, que não necessitem resposta, são lidos e apagados. Tem de ser um e-mail mais importante para ser arquivado. Mas se não tem resposta e se não tem valor pessoal de preservação, é apagado sem dó. Qualquer e-mail que seja necessário algum procedimento ou resposta mais longa recebe um Marcador apropriado. Se tiver resposta curta e rápida (sem pesquisa adicional), desato a escrevê-la; e-mail pronto, enviado e apagado. E dá-lhe fazer a triagem do próximo e-mail, até só sobrar itens lidos, mas que (agora) sabemos do que se tratam.
O apagar é seu amigo
Meus familiares são pródigos em fazer compras on-lines, se cadastrar em listas de recebimentos de oferta, e depois ficar com a caixa atulhada de e-mails de propaganda não lidos. Que nervo! E-mails de propaganda que não queira ler, abra e apague. E-mails de propaganda queira ler, abra e apague também! Oras… as ofertas de propaganda duram poucos dias, e os webmails da vida mantém os itens apagados pelo menos 30 dias na Lixeira. Todo mundo fica feliz. Sua caixa de entrada fica limpa, você pode caçar as propagandas recentes na Lixeira quando quiser de fato isso e a vida prossegue.
Assuntos graves ficam na caixa de entrada, claro. Mas recebeu um e-mail que respondeu e que é responsabilidade ou interesse de outrem levantar o assunto de novo, então apague assim que responder: ninguém limpa o histórico mesmo, e quando (e se) a outra pessoa responder, ela aparece no seu Inbox de novo para tratar.
Marcadores e labels genéricos
Vários de meus amigos tem tantas tags quanto possíveis, geralmente separando fontes de e-mails diferentes para ler somente daquele assunto de quando em quando. Eu possuo dois e-mails e concentro os e-mails de “leitura em batch” no e-mail “listas”. No e-mail pessoal, uso marcadores genéricos e em baixa quantidade, como uma forma de ter não ter como “escolher muito” e me manter focado. São eles:
A arquivar: Para e-mails com anexos que eu queira preservar em alguma mídia (ou local) específico que eu não estou com acesso no momento. Sim, eu sou um arquivista obsessivo.
A fazer: Lembretes em e-mail de coisas a fazer no mundo real.
A responder: Coisas que exigem pesquisa, que vão demorar a escrever, etc.
A ver: NSFW e a vida atrás de proxys paranoico-moralistas.
Pendências casa: Coisas que só consigo resolver em casa.
Pendências trampo: Coisas que só consigo resolver no trabalho.
Algumas se misturam, sim, mas são as que funcionam para mim. São poucas, insisto. Seus marcadores devem sempre refletir o deve ser feito, e não como você planeja fazê-los.
Duas contas de e-mail
Essa provavelmente só vale para quem tem um volume tão alto como o meu ou maior (eu mesmo já tive o dobro do volume atual). Uma caixa de e-mail pessoal e uma caixa de e-mail “listas”. A grande sacada aqui é diminuir o serviço de triagem. Todo aquele material que você quer ler, mas que você escolhe a hora de ler e não quer ficar separando das coisas que merecem a sua atenção imediata vão aqui: listas de discussão, e-mails de avisos de comunidades (inclusive Orkut, Facebook, etc), e-mails de contatos de lojas e sites outros.
No meu e-mail pessoal, só tem as pessoas que eu quero falar e uma ou outra comunicação financeira (bolsa de valores). Os desafetos vão para o e-mail “listas”, ou por bem ou por filtros de redirecionamento. Sites de anúncios são redirecionados ou recebem filtros de marcação de spam, também sem dó.
Para quem não tem volume, esse provavelmente é conselho mais inútil.
Backup, backup, backup
Existem dois tipos de pessoas no mundo, aquelas que já precisaram de um backup e aquelas que ainda vão precisar. Como eu usou Gmail na ponta final dos meus e-mails, uso o Gmail Backupmensalmente, quando lembro, e semestralmente necessariamente por conta do backup semestral do meu computador (férias de começo e meio de ano).
O Gmail Backup na verdade é um replicador de e-mails IMAP, e serve em outros provedores além do Gmail, podendo também fazer o servido de transferência de e-mails entre provedores. Fica a dica.
É só por hoje, pessoal
É isso, eu acho.
Nenhum desses procedimentos é particularmente novo, e todos eles já aparecem no E-mail Sanity com uma ou outra mudança (ainda não leu?). De qualquer forma, esses tópicos resumem o que (para mim) são os procedimentos principais que fazem o e-mail ser um prazer e não uma tortura. E, acima de tudo, são coisas que eu faço para manter o e-mail sobre controle, esperando nunca cair na situação de estar “afogado” em e-mails.
Ou seja, são coisas que são particularmente válidas para o meu volume diário, mas que acredito se aplicarem perfeitamente às pessoas com tráfego menor, mas que mesmo assim acabam com caixas de e-mails lotadas. Afinal, independente da quantidade, acabamos “afogados” de mensagens da mesma maneira: um e-mail de cada vez.
E ai, qual o seu jeito de lidar com e-mails?